근로계약서 작성 방법
필수 기재사항 7가지와 단계별 총정리
근로계약서는 단순한 서류가 아니라, 사업주와 근로자 모두를 보호하는 법적 약속입니다.
가온비즈 편집팀은 근로계약서 분쟁 관련 자료를 3년 넘게 검토해 왔는데, 계약서 '미작성'보다 '잘못 작성'이 문제가 되는 비율이 훨씬 높습니다. — 실제 노동위원회 구제신청 사례를 보면, 임금 항목 누락(기본급·수당 구분 없이 총액만 기재), 소정근로시간 미기재, 휴일 규정 공란 — 이 세 가지가 사업주 패소의 가장 흔한 원인으로 반복됩니다. 근로기준법 제17조는 서면 명시 의무를 규정하고, 위반 시 500만 원 이하 벌금이 부과될 수 있습니다. 아래 필수 기재사항 7가지와 작성 순서를 따르면 이러한 공란 리스크를 사전에 막을 수 있습니다.
- check_circle근로계약서는 모든 사업장에서 반드시 서면으로 작성해야 합니다
- check_circle임금·근로시간 등 필수 기재사항 7가지를 빠짐없이 넣어야 합니다
- check_circle미작성 시 과태료 500만 원 이하 부과 대상입니다
근로계약서 05. 놓치면 돈 나가는 실수 4가지
원천세 신고 방법 자체는 어렵지 않은데, 사소한 실수로 가산세를 물게 되는 경우가 정말 많습니다. 아래 4가지만 주의하시면 불필요한 돈 나갈 일이 없습니다.
- check신고 기한 넘김 — 다음 달 10일을 하루라도 넘기면 납부세액의 3%(기본 가산세) + 1일당 0.022%(납부지연 가산세)가 동시에 붙습니다
- check신고만 하고 납부 안 함 — 신고는 했는데 납부를 깜빡하면 납부지연 가산세가 하루 단위로 쌓입니다(1일당 미납세액의 0.022%). 신고 즉시 납부까지 끝내세요
- check지방소득세 별도 신고 누락 — 홈택스에서 원천세 신고 끝냈다고 안심하면 안 됩니다. 위택스에 지방소득세를 따로 신고해야 합니다
- check귀속연월·지급연월 혼동 — 3월분 급여를 4월 5일에 지급했으면 귀속연월은 3월, 지급연월은 4월입니다. 이걸 잘못 넣으면 수정신고해야 합니다
Q.신고 기한을 넘겼는데 지금이라도 하면 가산세가 줄어드나요?
01. 근로계약서란? — 법적 의미와 작성 의무
근로계약서는 사업주와 근로자가 임금, 근로시간, 업무 내용 등 핵심 근로조건을 서면으로 확인하는 문서입니다. 단순한 약속이 아니라 근로기준법 제17조에 따른 법적 의무 사항입니다.
정규직은 물론 아르바이트, 일용직, 기간제 근로자까지 예외 없이 작성해야 합니다. 위반 시 어떤 불이익이 있는지 아래에서 확인하세요.
미작성 시 과태료 부과
근로계약서를 서면으로 교부하지 않으면 500만 원 이하의 과태료가 부과됩니다(근로기준법 제114조). 구두 약속만으로는 법적 의무를 이행한 것이 아닙니다.
그렇다면 계약서에 꼭 들어가야 하는 항목은 무엇일까요? 아래 표에서 한눈에 확인할 수 있습니다.
| 구분 | 내용 | 비고 |
|---|---|---|
| 작성 의무 | 모든 사업장, 모든 고용 형태 | 1인 사업장 포함 |
| 교부 방식 | 서면(종이 또는 전자문서) 교부 | 근로자 서명 필수 |
| 교부 시점 | 근로 개시일 이전 또는 당일 | 수습 기간도 동일 |
| 위반 시 | 500만 원 이하 과태료 | 근로기준법 제114조 |
| 보관 기간 | 근로 관계 종료 후 3년 | 근로기준법 제42조 |
02. 필수 기재사항 7가지 해설
근로기준법 제17조는 계약서에 반드시 적어야 할 항목을 명시하고 있습니다. 하나라도 빠지면 과태료 대상이 되므로 꼼꼼히 확인하세요.
| 번호 | 기재사항 | 작성 포인트 |
|---|---|---|
| ① | 임금 | 기본급·수당·상여금 항목별 금액을 명시합니다 |
| ② | 소정근로시간 | 주당·일일 근로시간을 구체적으로 기재합니다 |
| ③ | 휴일 | 주휴일과 약정 휴일을 구분하여 적습니다 |
| ④ | 연차유급휴가 | 부여 기준과 사용 방법을 안내합니다 |
| ⑤ | 업무 내용 | 담당 직무를 구체적으로 기재합니다 |
| ⑥ | 근무 장소 | 실제 출근하는 사업장 주소를 적습니다 |
| ⑦ | 계약 기간 | 기간제의 경우 시작일·종료일을 명시합니다 |
특히 임금 항목은 분쟁이 가장 많이 발생하는 부분입니다. 아래 질문을 참고하세요.
Q.임금 항목을 대충 적으면 나중에 어떻게 되나요?
Q.업무 내용을 "사무보조"처럼 포괄적으로 적어도 되나요?
03. 단계별 작성 절차
처음 작성하는 분도 아래 5단계를 따라가면 빠짐없이 완성할 수 있습니다.
표준 양식 다운로드
고용노동부 고용24(work24.go.kr)에서 표준근로계약서 양식을 내려받습니다. 정규직·기간제·단시간용이 따로 있습니다.
필수 7가지 항목 기재
위 섹션에서 확인한 임금·근로시간·휴일 등 7가지 항목을 빠짐없이 채웁니다.
추가 조건 협의
수습 기간, 복리후생, 비밀유지 등 사업장 특성에 맞는 조건을 추가합니다.
양 당사자 서명·날인
사업주와 근로자가 각각 서명 또는 날인합니다. 전자서명도 유효합니다.
사본 교부 및 보관
서명된 계약서 1부를 근로자에게 즉시 교부합니다. 사업주는 원본을 3년간 보관해야 합니다.
양식 작성이 끝났다면 다음으로 중요한 것은 고용 형태별 차이입니다. 기간제·단시간 근로자는 추가로 기재해야 할 항목이 있습니다.
04. 기간제·단시간 근로자 계약서 차이점
정규직 계약서와 달리, 기간제·단시간 근로자는 반드시 추가 항목을 명시해야 합니다. 기간제법 제17조에 따라 누락 시 과태료 대상입니다.
아래 표에서 세 유형의 차이를 한눈에 비교해 보세요.
| 항목 | 일반(정규직) | 기간제 | 단시간 |
|---|---|---|---|
| 계약 기간 | 정함 없음 | 시작일·종료일 필수 | 시작일·종료일 필수 |
| 근로일·근로시간 | 주 5일·40시간 등 | 주 5일·40시간 등 | 근로일·근로시간 반드시 명시 |
| 갱신 조건 | 해당 없음 | 갱신 여부·기준 명시 권장 | 갱신 여부·기준 명시 권장 |
| 초과근로 | 연장근로 합의 | 연장근로 합의 | 서면 합의 없으면 불가 |
| 최대 사용 기간 | 제한 없음 | 2년 초과 시 무기계약 전환 | 별도 제한 없음 |
단시간 근로자 계약서 누락 주의
단시간 근로자는 근로일과 근로시간을 서면에 명시하지 않으면 500만 원 이하 과태료가 부과됩니다. 아르바이트도 동일하게 적용됩니다.
- 기간제·단시간 근로자는 계약 기간·근로일·근로시간을 반드시 서면에 명시해야 합니다
- 계약서 미작성·사본 미교부 시 500만 원 이하 과태료 또는 벌금이 부과됩니다
- 임금·수당·지급일 등 핵심 조건은 반드시 숫자로 기재하고, 구두 약속에 의존하지 마세요
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실무에서 가장 많이 헤매는 3가지 기재사항
필수 기재사항 7가지를 모두 알고 있어도, 실제로 계약서를 쓰다 보면 특정 항목에서 유독 막히는 경우가 많습니다. 고용노동부 상담 사례와 노무사 자문 데이터를 종합하면, 아래 3가지 항목이 소상공인 사장님들이 가장 자주 잘못 기재하거나 아예 빠뜨리는 부분입니다.
소정근로시간 — "유동적"이라고 쓰면 무효
카페·음식점처럼 시간대별 인원이 달라지는 업종에서 "근무시간은 사정에 따라 변동"이라고 적는 경우가 많습니다. 하지만 근로기준법상 1주·1일 소정근로시간을 구체적 숫자로 명시해야 합니다. 예를 들어 "주 5일, 1일 8시간(09:00~18:00, 휴게 12:00~13:00)"처럼 시작·종료·휴게 시각까지 기재하세요. 교대근무라면 각 교대 패턴을 별지로 첨부하고 본문에 "별지 참조"로 연결하면 됩니다. 이 항목이 불명확하면 연장근로수당 산정 자체가 불가능해져, 추후 임금 분쟁 시 사업주가 불리해집니다.
임금 구성항목 — 기본급·수당·상여를 분리 기재
월 총액만 적고 기본급·식대·교통비 등을 구분하지 않는 계약서가 실무에서 가장 흔한 실수입니다. 문제는 퇴직금 산정 시 발생합니다. 퇴직금은 "평균임금" 기준인데, 수당 항목이 분리되지 않으면 총액 전체가 통상임금으로 간주되어 퇴직금이 예상보다 크게 늘어날 수 있습니다. 반드시 ① 기본급 ② 고정수당(식대·교통비 등) ③ 변동수당(연장·야간·휴일) ④ 상여금을 항목별로 나누어 금액과 지급 조건을 기재하세요. 최저임금 준수 여부를 판단할 때도 항목 분리가 되어 있어야 정확한 비교가 가능합니다.
근로계약 기간 — 갱신 조건을 빠뜨리는 함정
기간제 근로자를 채용하면서 "계약 기간: 2026.04.01~2026.09.30"까지만 적고, 갱신 여부·기준을 전혀 쓰지 않는 사장님이 많습니다. 기간제법상 2년 초과 사용 시 무기계약으로 전환되므로, 갱신 횟수나 총 사용 기간의 한도를 계약서에 미리 명시하는 것이 안전합니다. 또한 갱신 기대권 판례(대법원 2011다4629)에 따라, 반복 갱신 후 갑자기 계약을 종료하면 부당해고로 판단될 수 있습니다. 갱신 기준(업무 성과·회사 경영 상황 등)을 구체적으로 기재해 두면 분쟁 시 사업주 측 입증 부담을 크게 줄일 수 있습니다.
직접 작성 vs 노무사 위탁 — 어떤 방식이 유리할까?
근로계약서를 사장님이 직접 작성할지, 노무사에게 맡길지 고민하는 분이 많습니다. 고용노동부 표준양식을 활용하면 비용은 들지 않지만, 업종 특성이나 특수 조항이 필요한 경우 전문가 검토가 안전합니다. 아래 표에서 5가지 기준으로 비교해 보세요.
| 비교 항목 | 직접 작성 (표준양식 활용) | 노무사 위탁 |
|---|---|---|
| 비용 | 0원 — 고용노동부 표준근로계약서 무료 다운로드 | 건당 5만~15만 원 (업종·조항 복잡도에 따라 상이) |
| 소요 시간 | 30분~1시간 (양식 다운로드 → 항목 기입 → 서명) | 1~3영업일 (상담 → 초안 → 검토 → 최종본) |
| 법적 리스크 | 표준양식 자체는 적법하나, 업종별 특수 조항(경업금지·비밀유지·연장근로 포괄산정 등) 누락 가능 | 업종·규모에 맞춘 특약 조항 포함, 최신 판례·행정해석 반영으로 분쟁 리스크 최소화 |
| 유리한 경우 | 직원 1~4인, 단순 업무, 표준 근로조건(주 40시간·고정급)만 적용하는 경우 | 직원 5인 이상, 교대근무·포괄임금·성과급 등 복잡한 조건, 기간제 반복 갱신이 예상되는 경우 |
| 사후 관리 | 법 개정 시 사장님이 직접 양식 업데이트 필요 | 자문 계약 포함 시 법 개정·판례 변경 때 자동 안내 및 수정본 제공 |
결론적으로, 상시 근로자 5인 미만이고 근로조건이 단순한 사업장이라면 고용노동부 표준양식으로 직접 작성해도 충분합니다. 반면 직원이 5인 이상이거나, 포괄임금제·교대근무·성과급 체계를 운영하거나, 기간제 근로자를 반복 갱신하는 구조라면 최소 1회는 노무사 검토를 받으시길 권합니다. 노무사 자문 비용 5만~15만 원은, 추후 발생할 수 있는 부당해고 구제 비용(200만~500만 원)이나 임금 분쟁 소송 비용에 비하면 충분히 저렴한 보험입니다.
노무·인사 진행 시 자주 발생하는 오해 3가지
고용노동부 표준양식과 매뉴얼은 법적 최소 요건을 안내하지만, 실제 현장에서는 그 너머의 문제로 분쟁이 발생합니다. 아래 3가지는 공식 가이드에 명시되지 않지만 소상공인 사장님이 반드시 알아야 할 실무 격차입니다.
⚠️ 수습 기간에도 근로계약서는 "별도"로 필요합니다
표준양식에는 수습 기간 관련 조항이 별도로 없어서, "수습이니까 정식 계약은 나중에 쓰자"고 미루는 사장님이 많습니다. 하지만 수습 기간도 근로관계가 성립한 상태이므로, 근로 개시일에 계약서를 교부하지 않으면 과태료 대상입니다. 실무에서는 수습 기간(보통 3개월) 동안의 임금 조건(최저임금의 90% 적용 가능 여부 등)과 수습 종료 후 본계약 전환 기준을 계약서에 명시해야 합니다. 수습 해고 시에도 근로기준법상 해고 예고(30일 전 통보 또는 30일분 통상임금 지급) 의무는 동일하게 적용되며, 다만 계속 근로기간이 3개월 미만이면 해고 예고 의무가 면제됩니다.
⚠️ 전자 계약서는 "출력 가능한 형태"여야 효력이 있습니다
카카오톡이나 문자로 근로 조건을 보내고 "전자문서로 교부했다"고 생각하는 경우가 있습니다. 근로기준법 시행령 제8조의2에 따르면 전자문서로 교부할 경우 근로자가 출력할 수 있는 형태여야 합니다. 카톡 메시지는 법적으로 전자문서 교부로 인정받기 어렵습니다. 전자근로계약 전용 플랫폼(예: 고용노동부 '근로계약서 간편작성 서비스', 민간 전자계약 서비스)을 이용하거나, PDF 파일을 이메일로 발송한 뒤 수신 확인을 받아두세요. 근로감독 시 "교부 이력"을 증빙해야 하므로, 발송일시와 수신 확인 기록을 반드시 보관하세요.
⚠️ 포괄임금 약정은 "자동 유효"가 아닙니다
"월 급여 250만 원(연장·야간근로수당 포함)"처럼 포괄임금제로 계약서를 쓰는 소규모 사업장이 많습니다. 하지만 대법원은 포괄임금 약정이 유효하려면 근로시간 산정이 어려운 업무이거나, 근로자에게 불이익이 없어야 한다는 엄격한 기준을 적용합니다(대법원 2016다243078). 실제 연장근로시간을 계산했을 때 포괄임금에 포함된 수당보다 법정 수당이 더 크면, 그 차액을 추가 지급해야 합니다. 특히 2024년 이후 판례는 포괄임금제를 더욱 엄격하게 해석하는 추세이므로, 포괄임금으로 계약서를 작성했더라도 실제 근로시간 기록은 반드시 별도로 관리하시기 바랍니다. 근로시간 기록이 없으면 근로자 주장이 인정되는 경우가 대부분입니다.
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